L’INFOLETTRE LE 360

Compte tenu du volume important de documents que nous recevons ces jours-ci, nous souhaitons profiter de cette occasion pour vous rappeler quelques bonnes pratiques concernant la transmission de documents à l’imagerie par l’entremise de l’outil d’échange sécurisé.

Avant de commencer.      

Le document est-il bien destiné à Investia?
Nous recevons quotidiennement des documents destinés à d’autres institutions financières lorsque le ou la client·e n’est pas associé·e à Investia ou que le document concerne des actifs détenus en dehors d’Investia. Ceux-ci ne seront pas conservés et seront supprimés pour des raisons de confidentialité. Veuillez toujours passer attentivement vos documents en revue avant de les téléverser.

Le document est-il nécessaire au dossier du ou de la client·e?
Votre collaboration est également requise en ce qui concerne les cartes de crédit. Nous recevons fréquemment ces informations de paiement très sensibles. Dans la mesure du possible, nous les supprimons, mais nous vous prions de ne pas les transmettre. Quant aux documents génériques tels que le document d’information sur la relation, le résumé des preuves électroniques de l’outil OneSpan et les pages vierges ne sont pas spécifiques aux dossiers de client·es et, par conséquent, ces documents ne doivent pas être téléversés.

Le numéro de client est-il inscrit sur les pages sans code-barres?
Veuillez vous assurer que le numéro de client est indiqué dans le coin supérieur droit de chaque page du document. Une attention particulière doit être accordée aux documents sans code-barres. Si vous souhaitez qu’un document soit imagé dans deux profils de client·e différents, veuillez soumettre le document deux fois à l’imagerie, en prenant soin de vous assurer qu’un numéro de client unique figure sur chaque copie transmise.

Le document a-t-il été optimisé pour l’automatisation?

Nous vous demandons de classer vos documents par client·e en veillant à ce que les pages du document soient dans le bon ordre. Si le document comporte un code-barres, il doit être envoyé au système d’imagerie dans l’ordre séquentiel complet pour que le code-barres fonctionne. Veuillez transmettre toutes les pages du document dans le bon ordre afin d’éviter que le système ne les rejette.

Les mots de passe ont-ils été supprimés?
Assurez-vous que vos documents PDF ne sont pas protégés par un mot de passe. Le document apparaîtra comme corrompu de notre côté et ne pourra pas être indexé. Les documents transmis avec un mot de passe devront être retransmis.

Votre lot de documents est-il trop volumineux?
La fonction de téléversement ne permet pas de téléverser des documents de plus de 20 Mo. À titre de bonne pratique, vous ne devriez pas téléverser des documents de plus de 30 pages. Nous vous rappelons que tous les documents transmis au système d’imagerie doivent répondre à des critères de qualité et de résolution spécifiques afin de garantir la lecture adéquate du code-barres et l’indexation dans le bon dossier de client·e. Une attention particulière devrait être accordée aux copies de pièces d’identité en particulier, qui sont souvent floues et illisibles. Pour les documents PDF, nous vous recommandons de régler la résolution à 150 ppp (points par pouce), au minimum, pour les documents en noir et blanc. Pour les images, la numérisation en niveau de gris constitue la meilleure solution!

À vos marques, prêt·es, téléversez!    

Choisissez la bonne option de téléversement
Il est très important d’accorder une attention particulière à l’option que vous sélectionnez sur l’outil d’échange sécurisé, et ce, chaque fois que vous transmettez un document à Investia.

*Cliquez ici pour obtenir plus d’information concernant cette nouvelle option.

Documents transmis par les client·es via le portail client
À titre de rappel, lorsqu’un·e client·e utilise l’option de partage de documents sur le portail client, vous en êtes informé·e par courriel et la notification est également affichée dans la section « Notifications » de l’espace conseiller. Lorsque vous recevez un document de cette section, vous pouvez le transmettre directement aux fins d’imagerie (ou de traitement) sans avoir à l’imprimer au préalable ou à y inscrire le numéro de client.

Procédure administrative n^o 15 – Imagerie
Pour obtenir de l’information additionnelle, veuillez consulter la procédure administrative n° 15 – Imagerie, disponible sur l’espace conseiller sous Procédures et formulaires / Procédures administratives.

Pour toute question, nous vous invitons à communiquer avec notre service à la clientèle, par courriel à : investia@investia.ca, par téléphone au : 1 888 684-5548 ou par l’entremise du robot de clavardage de l’espace conseiller.