L’INFOLETTRE LE 360

Dans le cadre de nos efforts visant à promouvoir l’amélioration continue et l’efficacité de nos processus opérationnels, nous souhaitons vous rappeler quelques lacunes faisant couramment l’objet d’interventions de conformité. Prendre note que les points ci-dessous doivent être documentés et réglés au moment du traitement de la transaction.Les conseils qui suivent vous aideront à réduire au minimum les interventions et demandes de votre officier de conformité.

Provenance des fonds et raison du rachat

Pour tout achat effectué dans un régime non enregistré ou un CELI d’un montant de 50 000 $ ou plus, la provenance des fonds doit être documentée dans les dossiers du courtier.

Si les achats sont effectués au moyen d’une traite bancaire ou d’un chèque non personnalisé, veuillez fournir les documents appropriés qui permettront de confirmer que les sommes sont prélevées du compte bancaire du client ou de la cliente. Dans le cas de chèques de tierce partie (p. ex., de l’employeur ou de l’entreprise du client ou de la cliente), des documents justificatifs supplémentaires doivent toujours être fournis et une copie du chèque ou de la traite doit être envoyée au système d’imagerie pour fins de conservation dans les dossiers du courtier.

Pour toute transaction de rachat dont le montant total est de 50 000 $ ou plus, quel que soit le type de compte, la raison du rachat doit être documentée dans les dossiers du courtier. À titre de rappel, le formulaire d’instructions de placement (Rachat) a récemment été modifié afin d’inclure un espace pour inscrire le taux de rendement.

Note : Toutes les notes relatives à la provenance des fonds et la raison du rachat peuvent être ajoutées sous forme de note dans le document d’instructions (c.-à-d. le formulaire « Registre des communications avec le client » ou le « Formulaire d’instructions de placement ») ou d’une note indiquée dans Univeris (dans OrdreXPRESS ou sous l’onglet Régimes / Détails / Notes ou l’onglet Clients / Communications / Notes).

Convenance

Le 1^er juillet 2021, l’écart de 15 % relatifs à convenance des objectifs de placement a été activé dans Univeris. Ce changement est visible dans l’outil de convenance d’APERÇUPortefeuille et nous espérons que tous continuent de veiller à l’atteinte de cet écart de 15 %. Vos officiers de conformité continuent de travailler en collaboration avec vous pour vous offrir des conseils et de la formation au besoin.

À titre de rappel, aucun changement n’a été apporté aux écarts de tolérance au risque dans le système et l’écart actuel de 10 % a été fixé dans le but de tenir compte des fluctuations du marché seulement.

Lorsqu’un client ou une cliente s’écarte temporairement de la stratégie d’investissement établie à son profil CVC et opte plutôt pour une stratégie plus conservatrice ou défensive en raison de la volatilité des marchés ou de toute autre raison, les représentants et représentantes doivent documenter les détails de la discussion et la raison du changement de stratégie et prévoir des moments dans l’année pour en rediscuter avec le client ou la cliente et faire les mises à jour nécessaires en conséquence.

Si la situation semble plutôt permanente ou lorsque le changement de stratégie ne s’applique plus, le représentant ou la représentante doit communiquer avec le client ou la cliente afin de discuter de la stratégie (temporaire ou autre) et envisager une mise à jour du profil de risque afin d’assurer qu’il demeure valide.

Si vous avez besoin de renseignements supplémentaires, n’hésitez pas à communiquer avec votre officier de conformité.