L’INFOLETTRE LE 360

Nous vous invitons à relire le communiqué Lettres d’indemnité – Rappels publié dans l’édition du 3 février dernier de votre infolettre Le 360 pour obtenir des rappels importants sur ce processus.

Toutefois, veuillez prendre note que nous continuons de recevoir des demandes de lettre d’indemnité incomplètes, ce qui empêche notre personnel du siège social d’assurer le traitement de la demande de manière adéquate et dans les délais requis. Nous profitons de l’occasion pour vous rappeler que toutes les sections et les champs pertinents du formulaire de demande de lettre d’indemnité, y compris celui de la signature du représentant, doivent être remplis en entier.

Vous trouverez ci-dessous quelques sections du formulaire dans lesquelles nous retrouvons souvent des renseignements manquants ou incomplets dans les demandes que nous recevons :

Section 1 – Coordonnées du demandeur

Advenant le cas où nous aurions à joindre quelqu’un à votre bureau, il est important de fournir le nom et les coordonnées du demandeur principal de la lettre d’indemnité.

Section 3 – Explication détaillée et correction requise

Nous vous prions également de fournir une explication complète de l’erreur qui s’est produite et de l’action requise pour la corriger. Tous les documents justificatifs applicables, de même que la signature du client, doivent être inclus dans la demande pour chaque correction devant être apportée dans un compte au nom du client si aucun formulaire d’autorisation limitée (« FAL ») ne figure au dossier. Pour les clients ayant un FAL valide au dossier ou pour les demandes de correction dans un compte autogéré, des notes valides doivent être maintenues dans vos registres et pouvoir être fournies sur demande.

Lorsque vous transmettez des documents justificatifs liés à une demande de lettre d’indemnité, veuillez vous assurer d’écrire « Demande de lettre d’indemnité » sur le document afin d’éviter un dédoublement de la transaction. Ceci permettra au personnel du siège social de comprendre aisément que le document ne constitue pas une nouvelle demande, mais bien un document justificatif à l’appui d’une demande de lettre d’indemnité.

Section 4 – Responsabilité du siège social

Les représentants ne doivent pas soumettre de demande qui indique que le siège social est responsable de l’erreur sans documentation justificative pertinente à l’appui de l’autorisation du siège social à cet effet. En cas de doute ou de question concernant la responsabilité de l’erreur, veuillez communiquer avec le service à la clientèle avant de soumettre votre demande de lettre d’indemnité.

Pour tout besoin d’information, nous vous invitons à communiquer avec notre service à la clientèle, par courriel à : investia@investia.ca ou par téléphone au : 1 888 684-5548.