L’INFOLETTRE LE 360

Les notes racontent l’histoire derrière les documents qui figurent aux dossiers de vos clients et clientes, et, de ce fait, elles devraient toujours comprendre suffisamment de détails pour vous aider à justifier les recommandations faites advenant un examen mené par une autorité réglementaire ou une autre personne.

Comme la consignation inadéquate de notes continue de faire l’objet de lacunes courantes lors d’audits, nous profitons de l’occasion pour vous rappeler que vous devez toujours consigner des notes pour chaque rencontre ayant lieu avec vos clients et clientes, et ce, indépendamment du fait que la rencontre donne lieu à une transaction ou non. Nous vous rappelons également que des copies de toutes vos notes doivent être conservées à la section « Notes » d’Univeris ou, encore, être transmises à l’imagerie. Nous vous recommandons finalement de maintenir un registre des tentatives infructueuses que vous faites pour entrer en communication avec vos clients et clients afin de documenter les efforts que vous faites pour assurer le respect de vos obligations à cet effet.

Des notes adéquates doivent toujours comprendre ce qui suit :

• Des détails (des réponses à « qui, quoi, quand, où, pourquoi »);
• Des renseignements spécifiques au client au lieu d’énoncés généraux comme : « révision du compte faite » ou « le client est d’accord avec les recommandations »;
• Des détails sur le suivi à faire ou les mesures devant être prises à la suite de la rencontre (ex. « Aucune action requise à partir de maintenant. Prochaine rencontre prévue en novembre 2022 »).

Si une recommandation de transaction est formulée lors de la rencontre, les notes doivent également comprendre ce qui suit :

• Des détails sur les fonds souscrits, échangés ou rachetés, incluant dans quel compte (soyez spécifiques);
• Une mention à l’effet que les transactions demandées ont été exécutées, annulées ou modifiées;
• Une confirmation qu’une discussion a eu lieu à l’égard des frais, des commissions ou des commissions de suivi à défrayer;
• La provenance des fonds pour tout achat de plus de 50 000 $;
• La raison du rachat;
• Des instructions concernant la destination ou le réinvestissement du produit des rachats;
• Une confirmation du moment et de la méthode de transmission de  l’aperçu du fonds lorsque celui-ci n’est pas transmis par l’intermédiaire du module « Aperçu du fonds » d’Univeris.

Pour obtenir de l’information additionnelle, nous vous invitons à vous référer au manuel des politiques et procédures de conformité Investia (chapitre 4 Section I M – Consignation de notes de clients), de même qu’au communiqué Exigences relatives à la consignation de notes, publié le 18 novembre 2021 dans votre infolettre Le 360.

Pour toute question ou pour obtenir de l’information additionnelle, nous vous invitons à communiquer avec votre officier de conformité.