L’INFOLETTRE LE 360

Ces derniers temps, nous constatons que plusieurs documents qui ont déjà été traités par le représentant ou la représentante sont transmis au siège social aux fins de traitement au lieu d’à l’imagerie comme il se doit.

Nous profitons donc de l’occasion pour vous demander de toujours porter une attention particulière à l’option sélectionnée dans l’outil d’échange sécurisé de l’espace conseiller (« Traitement » ou « Imagerie ») afin d’éviter les erreurs et délais potentiels. Le fait de transmettre des demandes déjà traitées aux fins de traitement (exemple : un formulaire de transfert interne) risque d’occasionner un deuxième traitement par notre équipe, et ainsi nécessiter une lettre d’indemnité (qui serait aux frais du représentant ou de la représentante) pour corriger l’erreur.

Voici un rappel des deux options disponibles dans l’outil d’échange sécurisé :

• Imagerie (Documents à archiver), et;
• Traitement (Documents à traiter par le siège social).

Documents pour traitement :

Tout document nécessitant une action de notre part doit être transmis au moyen de l’option « Traitement ». Parmi les exemples des documents à traiter l’on retrouve : les spécimens de chèques dont l’information est à saisir dans Univeris, les documents de rachat lorsque des instructions spéciales s’appliquent (p. ex., des retenues d’impôt spécifiques), les demandes de mise en place de PRS, etc.

Document pour l’imagerie :

Les documents transmis au moyen de l’option « Imagerie », quant à eux, seront simplement archivés. Aucune action ne sera prise par notre équipe.

Rappels :

• Tel que mentionné dans la procédure administrative n^o 7 – Transferts externes entrants – Comptes autogérés Investia, les représentants et représentantes sont responsables de faire parvenir les demandes de transfert à l’institution cédante directement, puis de téléverser par la suite le formulaire de transfert dans l’outil d’échange sécurisé aux fins d’imagerie.

• Vous pouvez consulter la section « Historique des fichiers téléversés » sur l’espace conseiller afin de vérifier si vous avez transmis vos documents à l’imagerie ou au traitement.

Pour toute information, nous vous invitons à communiquer avec notre service à la clientèle, par courriel à : investia@investia.ca ou par téléphone au : 1 888 684-5548.