L’INFOLETTRE LE 360

Dans le contexte actuel, rencontrer des clients en personne n’est pas toujours possible pour obtenir la signature du client dans le but de donner suite à différents types d’instructions relatives aux comptes. Vos pratiques doivent donc être revues afin de répondre au besoin croissant de faire des opérations à distance avec vos clients. Pour ce faire, les autorités règlementaires ont assoupli temporairement leurs règles à l’égard de certains types d’activités. En premier lieu, il est recommandé d’essayer les processus et les outils actuels mis à votre disposition, autant que possible, afin d’être en mesure de maintenir vos services à vos clients (ex. : appels, processus de signature électronique, plateformes en ligne). Toutefois, dans les cas où cela ne serait pas possible, les directives suivantes sauront vous être utiles :

• Donner suite aux instructions d’un client – comptes au nom du client : Si votre client n’a pas de formulaire d’autorisation limitée (FAL) signé au dossier vous permettant de donner suite à ses instructions sans obtenir sa signature, dans le cas de fonds communs de placement détenus dans un compte au nom du client, il vous est dorénavant permis, temporairement et en raison des circonstances actuelles, d’agir comme s’il y avait un FAL au dossier pour tous les comptes au nom du client, qu’il y en ait un ou non autorisé au dossier. Ceci signifie que vous devriez suivre les mêmes politiques et procédures en place pour les FAL ou les comptes autogérés. Nous vous rappelons de prendre les mesures adéquates nécessaires afin de bien valider les instructions du client avant d’y donner suite. Ainsi, vous ne devriez pas vous fier uniquement aux instructions reçues par courriel sans prendre des mesures additionnelles telles qu’une confirmation téléphonique avec le client pour assurer l’authenticité de ses instructions. Vous devez également prendre soin de maintenir au dossier des notes détaillées de toutes instructions provenant du client. Pour obtenir de l’information détaillée concernant la consignation adéquate de notes, nous vous invitons à vous référer au communiqué suivant, paru dans la communication hebdomadaire du 8 novembre 2018 :

  Consignation de notes et exigences relatives à l’imagerie

• Changements d’adresse et d’information bancaire, rachats et chèques provenant de tiers : L’augmentation des services à distance pose un risque plus élevé de survenance d’incidents liés à la cybersécurité, y compris les tentatives d’hameçonnage. Par conséquent, des mesures temporaires visant à assurer la protection contre les fraudes doivent être mises en place, notamment :

• Continuer d’exiger des signatures ou d’utiliser le portail client pour les changements d’adresse ou d’information bancaire de clients;
• Limiter les rachats dans les comptes bancaires existants au dossier, et;
• Interdire les chèques provenant de tiers.