L’INFOLETTRE LE 360

Depuis le lancement de notre procédure d’ouverture de compte à distance en 2020 (réf. : infolettre Le 360 du 26 mars 2020), nous avons reçu plusieurs commentaires et questions concernant ce processus. Nous en profitons donc pour vous faire part de quelques rappels ci-dessous.

De plus, afin de clarifier davantage l’utilisation de la procédure auprès de vos clients, nous avons renommé la procédure administrative n^o 58 de : Ouverture de compte à distance  : Identification à distance d’un nouveau client (ouverture de compte).

Rappels importants :

Quand l’utiliser

Cette procédure peut être utilisée lorsque vous devez identifier un nouveau client à distance (ou des personnes autorisées dans le cas des entités) et ouvrir un compte de manière conforme et sécuritaire par l’entremise du portail client et de l’outil de signature électronique Investia, et ce, sans avoir à rencontrer le client en personne ou à obtenir sa signature manuscrite.

Partage de documents

La fonction « Envoi de documents » du portail client a été créée afin de permettre aux clients de transmettre facilement et sécuritairement des documents avec vous en conformité avec l’exigence relative à la double identification du CANAFE.

Outil de signature électronique

Une fois la vérification de l’identité du client effectuée, l’outil de signature électronique peut alors être utilisé par les représentants comme moyen efficace et sécuritaire d’ouvrir un compte dans le respect de nos exigences réglementaires. Prendre note que cet outil est le seul outil acceptable pour toutes les activités reliées à Investia et que celui-ci doit être utilisé conjointement avec le portail client.

Prendre note également que l’outil de signature électronique Investia ne peut pas être utilisé pour vos activités extérieures. Pour ces activités, vous pouvez avoir recours à une solution différente, tout en gardant à l’esprit que celle-ci devrait respecter les exigences de l’industrie en matière de sécurité et d’intégrité des données.

Voici une liste de lacunes couramment observées que nous rencontrons avec ce processus :

• Une note indiquant que le client a été identifié à distance n’a pas été ajoutée tel qu’il se doit dans Univeris au niveau du client ou sur le formulaire d’ouverture de compte. Voici un exemple d’une note acceptable :

« La méthode d’identification utilisée est la méthode à processus double. Une rencontre virtuelle a eu lieu (date et heure). Les documents ont été transmis à l’imagerie. »

• Tous les documents justificatifs n’ont pas été transmis à l’imagerie aux fins de consignation dans les dossiers du courtier au moment du traitement du nouveau compte dans Univeris.
• Des copies illisibles des documents et renseignements justificatifs figurent à l’imagerie (les documents doivent être numérisés en gris pour plus de clarté).
• Chaque détenteur de compte ou personne financière autorisée n’a pas été identifié conformément à la procédure. Si la personne est un client existant qui ouvre un nouveau compte, créant ainsi un nouveau numéro de client, veuillez inscrire le numéro de client Univeris sur le formulaire pour fins de supervision de conformité et penser à lier les clients à ce nouveau numéro de client.

Pour obtenir de l’information détaillée, nous vous invitons à lire la procédure administrative n^o 58 – Identification à distance d’un nouveau client (ouverture de compte), également disponible sur l’espace conseiller sous Procédures et formulaires / Procédures administratives.